12. Reputation Management

Reputation Management

Der Menüpunkt :balance_scale: Reputation ist ein zusätzliches Admin- Werkzeug für Mitglieder der Gruppe souvera-admins. Er zeigt dir den DMARC/SPF/DKIM-Zustand deiner Workspace-Domain und die Ergebnisse des wöchentlichen Reputations-Tests über provider.tools.

:bulb: Wenn du den Menüpunkt nicht siehst, bist du (noch) nicht in der Gruppe souvera-admins. Bitte deinen Hoster darum, dich hinzuzufügen.

Es gibt genau eine Domain – und die ist fix

Souvera Shield überwacht immer nur die eine Domain deines Workspace. Diese Domain ist bereits durch deinen Hoster in der Konfiguration hinterlegt (dieselbe, die auch für Proxmox Mail Gateway benutzt wird). Du kannst sie nicht in der Oberfläche ändern – das verhindert versehentliche Fehler.

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Reputation-Management-Seite mit dem großen Rep-Card oben. Domain-Feld zeigt 'example.com' als reinen Text (kein Editier-Icon).

Die Seite auf einen Blick

Die Seite ist in zwei Bereiche getrennt:

DMARC – Aktueller Zustand von DMARC-, SPF-, DKIM-Records im DNS
Mail-Test – Historie der Reputationstests + Button für Sofort-Test

Bereich 1: DMARC

Zeigt in einer Karte alle wichtigen Informationen auf einen Blick:

Feld	Bedeutung
Domain	Die überwachte Workspace-Domain (nur Anzeige)
Absender für Tests	E-Mail-Adresse, aus deren Namen der wöchentliche Test versendet wird
provider.tools-Status	Grüne Pille "Verifiziert" oder gelbe "Nicht verifiziert"
Letzter DMARC-Check	Zeitstempel des letzten Checks (oder "Nie")
DMARC-Record	Grüne Pille "Gefunden" + der raw Record aus dem DNS
SPF-Record	dito
DKIM-Record	dito, mit Liste aller gefundenen Selektoren
Letzter Score	Punktzahl des jüngsten abgeschlossenen Mail-Tests

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Nahaufnahme der Rep-Card: acht Felder in einem Grid-Layout. DMARC-, SPF- und DKIM-Felder zeigen grüne Pillen 'Gefunden' und darunter den raw Record in monospace Font.

„Re-check now"

Ein Klick auf „Re-check now" startet sofort einen DNS-Lookup der Domain über provider.tools. Ergebnis erscheint direkt in der Karte.

„Nicht verifiziert"-Hinweis

Falls die Domain bei provider.tools nicht als verifiziert markiert ist, siehst du eine gelbe Pille. In dem Fall bitte den Hoster, die Verifikation abzuschließen – Souvera Shield legt keine Domains bei provider.tools an.

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Rep-Card mit gelber 'Nicht verifiziert'-Pille im provider.tools-Status-Feld. Tooltip zeigt: 'The domain is not (yet) verified at provider.tools. Ask your hoster to complete the verification.'

Bereich 2: Mail-Test

Zeigt die Historie aller durchgeführten Reputationstests. Neue Einträge kommen oben hinzu. Spalten:

Wann – Startzeitpunkt
Status – Warte auf Mail, Warte auf Ergebnis, Abgeschlossen, Fehler
Score – Punktzahl (nur bei abgeschlossenen Tests)
SPF / DKIM / DMARC – Ergebnis pro Prüfung (PASS, FAIL, NONE)
Trigger – Manuell (von dir gestartet) oder Wöchentlich (Cron)
Aktion – Aktualisieren (nur bei laufenden Tests), Details

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Mail-Test-Historie mit 8 Einträgen. Zwei sind noch 'Warte auf Mail' (gelbe Badges), fünf sind abgeschlossen (grüne PASS-Pillen), einer ist auf Fehler (rot).

Score-Farben

🟢 Grün (≥ 8.0) – ausgezeichnete Reputation
🟡 Gelb (5.0 – 7.9) – akzeptabel, aber es gibt Verbesserungspotenzial
🔴 Rot (< 5.0) – schlechte Reputation, kann Zustellprobleme geben

„Run mail test now" – Sofort-Test

Startet manuell einen Test. Ablauf:

Souvera Shield öffnet eine Test-Session bei provider.tools
Sendet eine einzige Test-Mail vom konfigurierten Absender an die Test-Empfänger-Adresse (xyz@chk.provider.tools)
Nach 10-30 Sekunden ruft ein Hintergrund-Job das Ergebnis ab. Du kannst auch in der Tabelle auf Aktualisieren klicken, um sofort zu pollen.

:warning: Der Test läuft maximal 1 Stunde. Kommt in dieser Zeit keine Mail bei provider.tools an, wird der Test als abgelaufen markiert (Status „Fehler"). Ursache ist meist ein SMTP-Relay-Problem.

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Bestätigungs-Dialog nach Klick auf 'Run mail test now' mit Text 'Souvera Shield will send one test e-mail through the mail server and wait for provider.tools to analyse it. Results usually arrive within 30 seconds.' und Buttons 'Cancel' / 'OK'.

„Details" eines Tests

Test-ID bei provider.tools (nützlich für Support-Anfragen)
Test-Empfänger-Adresse
Start-, Sende-, und Abschluss-Zeitpunkt
Fehlermeldung (falls Status „Fehler")
Score sowie SPF/DKIM/DMARC-Ergebnis

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Modal-Fenster 'Mail test details' als Definitions-Liste. Beispielhaft: Score 8.5, SPF pass, DKIM pass, DMARC pass, Trigger manual.

Der wöchentliche Job

Jeden Sonntag läuft automatisch ein Test für die konfigurierte Domain. Du musst nichts tun – das Ergebnis erscheint einfach in der Historie.

Wenn der API-Token oder die Domain fehlt

Falls dein Hoster den provider.tools-Token noch nicht gesetzt hat oder keine Domain konfiguriert ist, siehst du oben ein gelbes Info-Banner:

„provider.tools API token is not configured yet – reputation checks are disabled. Please contact your hoster."

bzw.

„No mail domain is configured for this workspace. Please contact your hoster."

In dem Fall bitte den Hoster – du selbst brauchst dich damit nicht zu befassen.

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Reputation-Seite mit gelbem Warnbanner ganz oben. Karte und Tabelle darunter sind entweder ausgegraut oder zeigen 'No data yet.'

Neu ab v3.5.0: Der Reputations-Score (0–100)

Ganz oben auf der Seite siehst du jetzt einen Gesamt-Score von 0 bis 100 in einem farbigen Ring (grün ≥ 80, orange ≥ 60, rot darunter). Er wird aus fünf Komponenten berechnet – daneben siehst du für jede Komponente einen Balken mit Einzelwert und Gewichtung:

Komponente	Gewicht	Datenquelle
DMARC-Reports	30 %	DKIM-/SPF-Pass-Raten aus den echten Reports der Empfänger
Letzter Mail-Test	25 %	Punktzahl des jüngsten abgeschlossenen Tests
Blacklists	20 %	120+ DNS-Blacklists – geprüft werden IP und Domain
Infrastruktur-Checks	15 %	Ergebnis der Zustellbarkeits-Checks (siehe unten)
Offene Vorfälle	10 %	Abzüge für offene kritische Vorfälle und Warnungen

:bulb: Keine erfundenen Zahlen: Komponenten ohne echte Datenbasis (z. B. noch kein Mail-Test gelaufen) werden ausgegraut angezeigt und aus der Berechnung ausgeschlossen. Gibt es noch gar keine Daten, zeigt die Seite das ehrlich an, statt einen Wert zu schätzen.

Über den Button „Analyse jetzt ausführen" startest du jederzeit einen kompletten Analyse-Lauf (Checks, Score, Vorfälle). Automatisch passiert das einmal täglich im Hintergrund. Unter dem Score siehst du den Score-Verlauf der letzten Tage als Balken.

[SCREENSHOT] Score-Ring mit Komponenten-Balken und Button „Analyse jetzt ausführen".

Neu: Provider-Reputation (Google, Microsoft, Yahoo, GMX/Web.de)

Vier Karten zeigen, wie die großen Mail-Provider deine Mails sehen – berechnet aus den DMARC-Reports, die genau dieser Provider für deine Domain geschickt hat: Nachrichten-Volumen, DKIM- und SPF-Pass-Rate und ein Urteil (Gut / Gefährdet / Kritisch). Hat ein Provider im gewählten Zeitraum keine Reports geschickt, steht dort „Keine Reports dieses Providers im gewählten Zeitraum".

[SCREENSHOT] Vier Provider-Karten mit Pass-Raten und Urteils-Pille.

Neu: Zustellbarkeits-Checks mit Erklärung und Lösungsweg

Eine aufklappbare Liste prüft alle wichtigen Standards: SPF-Record, DMARC-Policy, SPF-/DKIM-Alignment, DKIM-Signatur, PTR/Reverse-DNS, HELO-Banner & STARTTLS, MTA-STS, TLS-RPT, BIMI, One-Click-Unsubscribe sowie Blacklist-Prüfungen für IP und Domain.

Jede Zeile hat eine Status-Pille: OK, Warnung, Fehlgeschlagen, Optional oder Keine Daten.

Beim Aufklappen erklärt jeder Check verständlich, was das Problem ist und wie du es behebst – inklusive der tatsächlich beobachteten Werte (DNS-Record, IP, PTR, Listungen …).

Über „Checks neu ausführen" erzwingst du eine frische Prüfung (sonst werden die Ergebnisse bis zu 6 Stunden zwischengespeichert).

[SCREENSHOT] Check-Liste mit einer aufgeklappten Warnung inkl. Problem/Lösungsweg.

Neu: Versandquellen – legitim, unbekannt oder missbräuchlich

Die Tabelle Versandquellen zeigt, wer im Namen deiner Domain Mails verschickt – klassifiziert aus den echten DMARC-Daten:

Legitim – besteht SPF oder DKIM aligned (≥ 90 %)

Unbekannt – gemischte Ergebnisse, oft Weiterleitungen oder Mailinglisten

Potenziell missbräuchlich – besteht beides nicht bei relevantem Volumen (mögliches Spoofing/Phishing in deinem Namen)

Erkennt die Analyse einen ungewöhnlichen Volumen-Anstieg (mögliches kompromittiertes Konto), erscheint darüber ein deutlicher Warnhinweis.

[SCREENSHOT] Quellen-Tabelle mit Klassifizierungs-Pillen.

Neu: Reputations-Vorfälle mit Historie und Maßnahmen

Erkannte Probleme (Blacklist-Listung, schwache DMARC-Pass-Rate, Anomalien, fehlgeschlagene Checks oder Mail-Tests) werden automatisch als Vorfall angelegt. Die Tabelle lässt sich nach Offen / Behoben / Alle filtern. Der Detail-Dialog zeigt zu jedem Vorfall:

Was ist passiert – verständliche Ursache inkl. SMTP-Fehler-Diagnose

Lösungsweg – konkrete Empfehlung

Betroffen – Domain und ggf. IPs

Historie & Maßnahmen – wann erkannt, erneut erkannt, automatisch oder manuell behoben

Ist ein Zustand bei der nächsten Analyse nicht mehr feststellbar, wird der Vorfall automatisch als behoben markiert (und bei Rückfall wieder geöffnet – die Historie bleibt erhalten). Mit „Als behoben markieren" kannst du Vorfälle auch manuell schließen.

[SCREENSHOT] Vorfall-Dialog mit Maßnahmen-Historie und Behoben-Button.

Neu: Beschwerden & Feedback-Loops

Unter dem Score siehst du, wie viele forensische DMARC-Reports (RUF) eingegangen sind und ob eine RUF-Adresse im DMARC-Record veröffentlicht ist. Echte Beschwerderaten von Google und Microsoft gibt es nur in deren eigenen Portalen – registriere deine Domain dafür bei Google Postmaster Tools und Microsoft SNDS. Souvera Shield zeigt hier bewusst keine geschätzten Werte an.

Geändert ab v3.5.0: So wird der Mail-Test versendet

Der Reputations-Test läuft weiterhin über deinen Stalwart-Mailserver (nur so misst provider.tools die echte Reputation deiner Infrastruktur). Neu: Souvera Shield legt dafür automatisch das Postfach postmaster@<deine-domain> in Stalwart an und versendet den Test angemeldet über den Submission-Port. Du musst dafür nichts tun – schlägt etwas fehl, siehst du in der Mail-Test-Historie eine verständliche Diagnose, die genau benennt, was dein Hoster prüfen muss.