Souvera Shield Bedienungsanleitung für die Souvera Shield App in Nextcloud. Verwalte deine Spam-, Virus- und Anhang-Quarantäne bequem direkt in Nextcloud – ohne dich am Proxmox Mail Gateway anmelden zu müssen. 1. Willkommen bei Souvera Shield Willkommen bei Souvera Shield Souvera Shield ist deine zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung von Spam-, Virus- und Anhang-Quarantäne direkt in Nextcloud. Du musst dich nicht mehr am Proxmox Mail Gateway (PMG) anmelden – alle wichtigen Aktionen erledigst du komfortabel aus deiner gewohnten Nextcloud-Oberfläche heraus. Was kannst du damit machen? Spam-Quarantäne einsehen und E-Mails freigeben oder endgültig löschen Virus-Quarantäne prüfen (nur lesen – aus Sicherheitsgründen) Anhang-Quarantäne verwalten – blockierte Anhänge freigeben oder verwerfen Massenaktionen auf mehrere E-Mails gleichzeitig anwenden Volltextsuche & Filter über alle Quarantäne-Bereiche Benachrichtigungen erhalten, wenn neue Mails in Quarantäne landen CSV-Export deiner Quarantäne-Liste erstellen Voraussetzung Damit du Souvera Shield nutzen kannst, muss dein Administrator dich der Nextcloud-Gruppe souvera-users hinzugefügt haben. Ist dies nicht der Fall, siehst du die App gar nicht erst in deiner Navigationsleiste. :camera_with_flash: Screenshot-Platzhalter Die Nextcloud-Kopfleiste mit dem Souvera-Shield-Icon in der App-Navigation, sichtbar für ein Mitglied der 'souvera-users'-Gruppe. Weiter geht's Klicke dich durch die folgenden Seiten, um mit Souvera Shield produktiv zu werden: Erster Aufruf & Übersicht Spam-Quarantäne verwalten Virus-Quarantäne einsehen Anhang-Quarantäne verwalten E-Mails freigeben oder löschen E-Mail-Vorschau öffnen Massenaktionen (Bulk-Aktionen) Suche & Filter Benachrichtigungen CSV-Export Häufige Fragen (FAQ) 2. Erster Aufruf & Dashboard-Übersicht Erster Aufruf & Dashboard-Übersicht Sobald du in Nextcloud eingeloggt bist, findest du Souvera Shield im oberen App-Menü. Ein Klick auf das Schild-Icon öffnet die Übersichtsseite. :camera_with_flash: Screenshot-Platzhalter Nextcloud App-Menü aufgeklappt – Cursor zeigt auf das Souvera-Shield-Icon. Die Übersichtsseite Die Startseite zeigt dir auf einen Blick: Anzahl neuer E-Mails in jeder Quarantäne (Spam / Virus / Anhang) Letzte Aktivitäten – die 5 zuletzt eingegangenen Mails Schnellzugriff-Kacheln zu allen Quarantäne-Bereichen :camera_with_flash: Screenshot-Platzhalter Startseite von Souvera Shield mit drei farblich unterschiedlichen Zähler-Kacheln (Spam, Virus, Anhang) und darunter der Liste der letzten Aktivitäten. Die Navigation Am linken Rand siehst du die Souvera-Shield-Navigation mit den Einträgen: Eintrag Beschreibung Übersicht Zurück zur Startseite mit Zähler-Kacheln Spam-Quarantäne E-Mails, die vom PMG als Spam markiert wurden Virus-Quarantäne Virenbehaftete E-Mails (nur Ansicht) Anhang-Quarantäne E-Mails mit blockierten Anhängen Whitelist Absender, die immer durchgelassen werden Blacklist Absender, die immer blockiert werden :camera_with_flash: Screenshot-Platzhalter Seitenleiste (App-Navigation) von Souvera Shield mit allen sichtbaren Menüpunkten. Dashboard-Widget Optional kannst du das Souvera-Shield-Widget auf deinem Nextcloud-Dashboard platzieren. Es zeigt dir die letzten 5 Quarantäne-Einträge auch ohne die App zu öffnen. :camera_with_flash: Screenshot-Platzhalter Nextcloud-Dashboard mit dem Souvera-Shield-Widget in der oberen Kachelreihe – zeigt 3 aktuelle Quarantäne-Einträge. 3. Spam-Quarantäne verwalten Spam-Quarantäne verwalten Der Spam-Ordner enthält alle E-Mails, die das Proxmox Mail Gateway als unerwünschten Werbe- oder Massen-Versand eingestuft hat. Diese Mails wurden nicht in dein Postfach zugestellt , warten aber darauf, dass du sie prüfst. Die Tabelle im Detail Beim Öffnen der Spam-Quarantäne siehst du eine Tabelle mit folgenden Spalten: Spalte Bedeutung ☑ Auswahl für Massenaktionen Empfangen Zeitpunkt, zu dem PMG die Mail zurückgehalten hat Absender E-Mail-Adresse des Versenders Empfänger Deine Adresse (bei Alias-Konten relevant) Betreff Betreffzeile der E-Mail Spam-Score Zahl von 0 (sauber) bis 10+ (sicher Spam) Aktionen Buttons: Vorschau, Freigeben, Löschen :camera_with_flash: Screenshot-Platzhalter Vollständige Ansicht der Spam-Quarantäne mit gefüllter Tabelle, gefärbten Score-Badges (grün < 5, gelb 5–8, rot > 8) und den drei Aktions-Buttons pro Zeile. Was bedeutet der Spam-Score? Je höher, desto sicherer wurde die Mail als Spam eingestuft. Als Faustregel: Score < 5 → grenzwertig, möglicherweise ein Newsletter, den du haben willst Score 5 – 8 → sehr wahrscheinlich Spam Score > 8 → mit hoher Sicherheit Spam Farbcodes im Überblick Souvera Shield hebt Zeilen farblich hervor, damit du auf einen Blick erkennst, was besonders verdächtig ist: 🟢 Grün – niedriger Score, prüfen empfohlen 🟡 Gelb – mittlerer Score, wahrscheinlich Spam 🔴 Rot – hoher Score, mit hoher Sicherheit Spam Auf die nächste Seite blättern Am unteren Rand siehst du eine Paginierung . Standardmäßig werden 50 Einträge pro Seite angezeigt. Über das Ausklapp-Menü rechts kannst du dies auf 25, 100 oder 250 anpassen. :camera_with_flash: Screenshot-Platzhalter Fokus auf die Paginierungsleiste unten in der Tabelle mit Buttons '‹ Zurück', '1 2 3 …', 'Weiter ›' sowie dem Ausklappmenü 'Einträge pro Seite'. 4. Virus-Quarantäne einsehen Virus-Quarantäne einsehen Aus Sicherheitsgründen kannst du in der Virus-Quarantäne E-Mails nur einsehen , aber weder freigeben noch die Inhalte oder Anhänge herunterladen. Das schützt dich und dein System vor versehentlicher Ausführung von Schadcode. Was du hier siehst Die Tabelle listet alle E-Mails auf, die von der Virenscanner-Engine des PMG (ClamAV, ggf. Ergänzungen) als infiziert markiert wurden. Angezeigt werden: Absender & Empfänger Betreff Zeitstempel Erkanntes Virus (Signatur-Name des Scanners) :camera_with_flash: Screenshot-Platzhalter Übersicht der Virus-Quarantäne mit 4 Beispieleinträgen. Statt Aktions-Buttons zeigt jede Zeile ein rotes Warnsymbol mit Tooltip 'Nur lesen – aus Sicherheitsgründen keine Aktion möglich'. Was passiert mit diesen Mails? Infizierte Mails werden nach der im PMG konfigurierten Aufbewahrungszeit automatisch endgültig gelöscht (Standard: 7 Tage). Du musst nichts weiter tun. Wenn du sicher bist, dass es kein Virus ist Wende dich in diesem Fall an deinen Administrator . Nur der Admin kann über den direkten PMG-Zugang eine infizierte Mail bei Bedarf manuell rausgeben – und das nur nach sorgfältiger Prüfung in einer Sandbox-Umgebung. 5. Anhang-Quarantäne verwalten Anhang-Quarantäne verwalten Der Bereich Anhang-Quarantäne enthält E-Mails, deren Anhänge vom PMG blockiert wurden – zum Beispiel weil sie einen unzulässigen Dateityp haben ( .exe , .js , Makro-Dokumente, verschlüsselte ZIPs, …). Warum werden Anhänge blockiert? Dein Administrator hat im PMG Regeln definiert, welche Dateitypen als riskant gelten. Diese Regeln schützen dich vor Ransomware, Trojanern und Phishing-Payloads. Anhänge, die nicht durchgelassen werden, landen hier. Die Anhang-Tabelle Zusätzlich zu den üblichen Spalten aus der Spam-Ansicht siehst du hier: Dateiname des blockierten Anhangs Dateigröße MIME-Typ Blockierungsgrund (z. B. "Blockierte Endung .exe") :camera_with_flash: Screenshot-Platzhalter Anhang-Quarantäne mit Beispielzeilen. In der 'Blockierungsgrund'-Spalte tauchen orange Badges auf ('Endung', 'Makro-erkannt', 'Passwort-geschütztes ZIP'). Anhang freigeben Wenn du sicher bist, dass eine Mail samt Anhang legitim ist: Klicke auf den Button Freigeben in der Aktionsspalte Bestätige die Sicherheitsabfrage Die komplette Mail wird an dein reguläres Postfach zugestellt :camera_with_flash: Screenshot-Platzhalter Modales Bestätigungsfenster nach Klick auf 'Freigeben' – zeigt Sicherheitshinweis und zwei Buttons 'Abbrechen' bzw. 'Ja, freigeben'. Anhang endgültig löschen Bist du dir sicher, dass die Mail unerwünscht ist, klicke auf Löschen . Die Mail wird sofort und unwiderruflich vom PMG entfernt. Hinweis: Es gibt (noch) keinen Papierkorb. Eine geplante Erweiterung wird in Zukunft ein 7-tägiges Soft-Delete anbieten. Aktuell gilt: Gelöscht ist gelöscht. 6. E-Mails freigeben oder löschen E-Mails freigeben oder löschen Für jede Quarantäne-Zeile (außer Virus) stehen dir zwei Aktionen zur Verfügung: E-Mail freigeben (Release) Ein Klick auf Freigeben liefert die E-Mail nachträglich in dein normales Postfach aus. Es öffnet sich vorher eine Bestätigungsabfrage, um versehentliche Klicks zu vermeiden. :camera_with_flash: Screenshot-Platzhalter Zeile in der Spam-Tabelle, in der der grüne Button 'Freigeben' hervorgehoben ist. Cursor schwebt darüber, Tooltip zeigt 'E-Mail an mein Postfach ausliefern'. Was passiert im Hintergrund? Souvera Shield ruft die PMG-API /quarantine/action auf Der PMG stellt die E-Mail über den regulären SMTP-Weg zu Die Mail landet in deinem Nextcloud-Mail-Postfach Der Eintrag verschwindet aus der Quarantäne-Liste Ein Audit-Log-Eintrag wird für den Administrator erzeugt E-Mail löschen (Delete) Klick auf Löschen entfernt die E-Mail sofort und unwiderruflich vom PMG. Auch hier erscheint eine Sicherheitsabfrage. :camera_with_flash: Screenshot-Platzhalter Rote 'Löschen'-Schaltfläche in der Aktionsspalte. Daneben das aufpoppende Modal mit warnender Farbcodierung und den Buttons 'Abbrechen' / 'Ja, endgültig löschen'. Wichtig zu wissen Alle Aktionen werden protokolliert (Audit-Log) Deine Administratoren können nachvollziehen, wer wann was freigegeben hat Löschen ist endgültig – es gibt keinen Papierkorb (Stand aktuelle Version) 7. E-Mail-Vorschau öffnen E-Mail-Vorschau öffnen Bevor du eine E-Mail freigibst, willst du meistens den Inhalt prüfen. Dafür gibt es die Vorschau . Vorschau aufrufen Klicke in einer beliebigen Quarantäne-Zeile auf das Augen-Icon (👁) oder auf den Betreff. Es öffnet sich ein Panel mit dem Volltext der E-Mail. :camera_with_flash: Screenshot-Platzhalter Klick auf das Augen-Icon in einer Spam-Zeile. Rechts fährt ein Seiten-Panel ein und zeigt Absender, Empfänger, Betreff, Zeitstempel und den Klartext-Inhalt der Mail. Was du in der Vorschau siehst Headers (Absender, Empfänger, Datum, Message-ID) Betreff Nachrichtentext (Plaintext oder HTML – umschaltbar) Anhang-Liste (Dateiname, Größe, MIME-Typ) Spam-Score-Details (welche PMG-Regel griff und warum) Sicherheits-Hinweis Die Vorschau rendert HTML-Inhalte abgeschottet in einer Sandbox (