# Souvera Shield

Bedienungsanleitung für die Souvera Shield App in Nextcloud. Verwalte deine Spam-, Virus- und Anhang-Quarantäne bequem direkt in Nextcloud – ohne dich am Proxmox Mail Gateway anmelden zu müssen.

# 1. Willkommen bei Souvera Shield

# Willkommen bei Souvera Shield

**Souvera Shield** ist deine zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung von Spam-, Virus- und Anhang-Quarantäne direkt in Nextcloud. Du musst dich nicht mehr am Proxmox Mail Gateway (PMG) anmelden – alle wichtigen Aktionen erledigst du komfortabel aus deiner gewohnten Nextcloud-Oberfläche heraus.

## Was kannst du damit machen?

- **Spam-Quarantäne einsehen** und E-Mails freigeben oder endgültig löschen
- **Virus-Quarantäne prüfen** (nur lesen – aus Sicherheitsgründen)
- **Anhang-Quarantäne verwalten** – blockierte Anhänge freigeben oder verwerfen
- **Massenaktionen** auf mehrere E-Mails gleichzeitig anwenden
- **Volltextsuche & Filter** über alle Quarantäne-Bereiche
- **Benachrichtigungen** erhalten, wenn neue Mails in Quarantäne landen
- **CSV-Export** deiner Quarantäne-Liste erstellen

## Voraussetzung

Damit du Souvera Shield nutzen kannst, muss dein Administrator dich der Nextcloud-Gruppe **`souvera-users`** hinzugefügt haben. Ist dies nicht der Fall, siehst du die App gar nicht erst in deiner Navigationsleiste.

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Die Nextcloud-Kopfleiste mit dem Souvera-Shield-Icon in der App-Navigation, sichtbar für ein Mitglied der 'souvera-users'-Gruppe.*

## Weiter geht's

Klicke dich durch die folgenden Seiten, um mit Souvera Shield produktiv zu werden:

1. Erster Aufruf & Übersicht
2. Spam-Quarantäne verwalten
3. Virus-Quarantäne einsehen
4. Anhang-Quarantäne verwalten
5. E-Mails freigeben oder löschen
6. E-Mail-Vorschau öffnen
7. Massenaktionen (Bulk-Aktionen)
8. Suche & Filter
9. Benachrichtigungen
10. CSV-Export
11. Häufige Fragen (FAQ)

# 2. Erster Aufruf & Dashboard-Übersicht

# Erster Aufruf & Dashboard-Übersicht

Sobald du in Nextcloud eingeloggt bist, findest du **Souvera Shield** im oberen App-Menü. Ein Klick auf das Schild-Icon öffnet die Übersichtsseite.

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Nextcloud App-Menü aufgeklappt – Cursor zeigt auf das Souvera-Shield-Icon.*

## Die Übersichtsseite

Die Startseite zeigt dir auf einen Blick:

- **Anzahl neuer E-Mails** in jeder Quarantäne (Spam / Virus / Anhang)
- **Letzte Aktivitäten** – die 5 zuletzt eingegangenen Mails
- **Schnellzugriff-Kacheln** zu allen Quarantäne-Bereichen

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Startseite von Souvera Shield mit drei farblich unterschiedlichen Zähler-Kacheln (Spam, Virus, Anhang) und darunter der Liste der letzten Aktivitäten.*

## Die Navigation

Am linken Rand siehst du die Souvera-Shield-Navigation mit den Einträgen:

<table id="bkmrk-eintrag-beschreibung"><thead><tr><th>Eintrag</th><th>Beschreibung</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Übersicht**</td><td>Zurück zur Startseite mit Zähler-Kacheln</td></tr><tr><td>**Spam-Quarantäne**</td><td>E-Mails, die vom PMG als Spam markiert wurden</td></tr><tr><td>**Virus-Quarantäne**</td><td>Virenbehaftete E-Mails (nur Ansicht)</td></tr><tr><td>**Anhang-Quarantäne**</td><td>E-Mails mit blockierten Anhängen</td></tr><tr><td>**Whitelist**</td><td>Absender, die immer durchgelassen werden</td></tr><tr><td>**Blacklist**</td><td>Absender, die immer blockiert werden</td></tr></tbody></table>

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Seitenleiste (App-Navigation) von Souvera Shield mit allen sichtbaren Menüpunkten.*

## Dashboard-Widget

Optional kannst du das **Souvera-Shield-Widget** auf deinem Nextcloud-Dashboard platzieren. Es zeigt dir die letzten 5 Quarantäne-Einträge auch ohne die App zu öffnen.

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Nextcloud-Dashboard mit dem Souvera-Shield-Widget in der oberen Kachelreihe – zeigt 3 aktuelle Quarantäne-Einträge.*

# 3. Spam-Quarantäne verwalten

# Spam-Quarantäne verwalten

Der **Spam-Ordner** enthält alle E-Mails, die das Proxmox Mail Gateway als unerwünschten Werbe- oder Massen-Versand eingestuft hat. Diese Mails wurden **nicht in dein Postfach zugestellt**, warten aber darauf, dass du sie prüfst.

## Die Tabelle im Detail

Beim Öffnen der Spam-Quarantäne siehst du eine Tabelle mit folgenden Spalten:

<table id="bkmrk-spalte-bedeutung-%E2%98%91-a"><thead><tr><th>Spalte</th><th>Bedeutung</th></tr></thead><tbody><tr><td>**☑**</td><td>Auswahl für Massenaktionen</td></tr><tr><td>**Empfangen**</td><td>Zeitpunkt, zu dem PMG die Mail zurückgehalten hat</td></tr><tr><td>**Absender**</td><td>E-Mail-Adresse des Versenders</td></tr><tr><td>**Empfänger**</td><td>Deine Adresse (bei Alias-Konten relevant)</td></tr><tr><td>**Betreff**</td><td>Betreffzeile der E-Mail</td></tr><tr><td>**Spam-Score**</td><td>Zahl von 0 (sauber) bis 10+ (sicher Spam)</td></tr><tr><td>**Aktionen**</td><td>Buttons: Vorschau, Freigeben, Löschen</td></tr></tbody></table>

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Vollständige Ansicht der Spam-Quarantäne mit gefüllter Tabelle, gefärbten Score-Badges (grün &lt; 5, gelb 5–8, rot &gt; 8) und den drei Aktions-Buttons pro Zeile.*

## Was bedeutet der Spam-Score?

Je höher, desto sicherer wurde die Mail als Spam eingestuft. Als Faustregel:

- **Score &lt; 5** → grenzwertig, möglicherweise ein Newsletter, den du haben willst
- **Score 5 – 8** → sehr wahrscheinlich Spam
- **Score &gt; 8** → mit hoher Sicherheit Spam

## Farbcodes im Überblick

Souvera Shield hebt Zeilen farblich hervor, damit du auf einen Blick erkennst, was besonders verdächtig ist:

- 🟢 **Grün** – niedriger Score, prüfen empfohlen
- 🟡 **Gelb** – mittlerer Score, wahrscheinlich Spam
- 🔴 **Rot** – hoher Score, mit hoher Sicherheit Spam

## Auf die nächste Seite blättern

Am unteren Rand siehst du eine **Paginierung**. Standardmäßig werden 50 Einträge pro Seite angezeigt. Über das Ausklapp-Menü rechts kannst du dies auf 25, 100 oder 250 anpassen.

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Fokus auf die Paginierungsleiste unten in der Tabelle mit Buttons '‹ Zurück', '1 2 3 …', 'Weiter ›' sowie dem Ausklappmenü 'Einträge pro Seite'.*

# 4. Virus-Quarantäne einsehen

# Virus-Quarantäne einsehen

Aus **Sicherheitsgründen** kannst du in der Virus-Quarantäne E-Mails nur **einsehen**, aber weder freigeben noch die Inhalte oder Anhänge herunterladen. Das schützt dich und dein System vor versehentlicher Ausführung von Schadcode.

## Was du hier siehst

Die Tabelle listet alle E-Mails auf, die von der Virenscanner-Engine des PMG (ClamAV, ggf. Ergänzungen) als infiziert markiert wurden. Angezeigt werden:

- Absender &amp; Empfänger
- Betreff
- Zeitstempel
- **Erkanntes Virus** (Signatur-Name des Scanners)

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Übersicht der Virus-Quarantäne mit 4 Beispieleinträgen. Statt Aktions-Buttons zeigt jede Zeile ein rotes Warnsymbol mit Tooltip 'Nur lesen – aus Sicherheitsgründen keine Aktion möglich'.*

## Was passiert mit diesen Mails?

Infizierte Mails werden nach der im PMG konfigurierten Aufbewahrungszeit automatisch endgültig gelöscht (Standard: 7 Tage). Du musst nichts weiter tun.

## Wenn du sicher bist, dass es kein Virus ist

Wende dich in diesem Fall an deinen **Administrator**. Nur der Admin kann über den direkten PMG-Zugang eine infizierte Mail bei Bedarf manuell rausgeben – und das nur nach sorgfältiger Prüfung in einer Sandbox-Umgebung.

# 5. Anhang-Quarantäne verwalten

# Anhang-Quarantäne verwalten

Der Bereich **Anhang-Quarantäne** enthält E-Mails, deren **Anhänge** vom PMG blockiert wurden – zum Beispiel weil sie einen unzulässigen Dateityp haben (`.exe`, `.js`, Makro-Dokumente, verschlüsselte ZIPs, …).

## Warum werden Anhänge blockiert?

Dein Administrator hat im PMG Regeln definiert, welche Dateitypen als riskant gelten. Diese Regeln schützen dich vor Ransomware, Trojanern und Phishing-Payloads. Anhänge, die nicht durchgelassen werden, landen hier.

## Die Anhang-Tabelle

Zusätzlich zu den üblichen Spalten aus der Spam-Ansicht siehst du hier:

- **Dateiname** des blockierten Anhangs
- **Dateigröße**
- **MIME-Typ**
- **Blockierungsgrund** (z. B. "Blockierte Endung .exe")

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Anhang-Quarantäne mit Beispielzeilen. In der 'Blockierungsgrund'-Spalte tauchen orange Badges auf ('Endung', 'Makro-erkannt', 'Passwort-geschütztes ZIP').*

## Anhang freigeben

Wenn du sicher bist, dass eine Mail samt Anhang legitim ist:

1. Klicke auf den Button **Freigeben** in der Aktionsspalte
2. Bestätige die Sicherheitsabfrage
3. Die komplette Mail wird an dein reguläres Postfach zugestellt

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Modales Bestätigungsfenster nach Klick auf 'Freigeben' – zeigt Sicherheitshinweis und zwei Buttons 'Abbrechen' bzw. 'Ja, freigeben'.*

## Anhang endgültig löschen

Bist du dir sicher, dass die Mail unerwünscht ist, klicke auf **Löschen**. Die Mail wird sofort und unwiderruflich vom PMG entfernt.

> **Hinweis:** Es gibt (noch) keinen Papierkorb. Eine geplante Erweiterung wird in Zukunft ein 7-tägiges Soft-Delete anbieten. Aktuell gilt: **Gelöscht ist gelöscht.**

# 6. E-Mails freigeben oder löschen

# E-Mails freigeben oder löschen

Für **jede** Quarantäne-Zeile (außer Virus) stehen dir zwei Aktionen zur Verfügung:

## E-Mail freigeben (Release)

Ein Klick auf **Freigeben** liefert die E-Mail nachträglich in dein normales Postfach aus. Es öffnet sich vorher eine Bestätigungsabfrage, um versehentliche Klicks zu vermeiden.

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Zeile in der Spam-Tabelle, in der der grüne Button 'Freigeben' hervorgehoben ist. Cursor schwebt darüber, Tooltip zeigt 'E-Mail an mein Postfach ausliefern'.*

### Was passiert im Hintergrund?

1. Souvera Shield ruft die PMG-API `/quarantine/action` auf
2. Der PMG stellt die E-Mail über den regulären SMTP-Weg zu
3. Die Mail landet in **deinem Nextcloud-Mail-Postfach**
4. Der Eintrag verschwindet aus der Quarantäne-Liste
5. Ein **Audit-Log-Eintrag** wird für den Administrator erzeugt

## E-Mail löschen (Delete)

Klick auf **Löschen** entfernt die E-Mail sofort und **unwiderruflich** vom PMG. Auch hier erscheint eine Sicherheitsabfrage.

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Rote 'Löschen'-Schaltfläche in der Aktionsspalte. Daneben das aufpoppende Modal mit warnender Farbcodierung und den Buttons 'Abbrechen' / 'Ja, endgültig löschen'.*

## Wichtig zu wissen

- Alle Aktionen werden **protokolliert** (Audit-Log)
- Deine Administratoren können nachvollziehen, wer wann was freigegeben hat
- Löschen ist **endgültig** – es gibt keinen Papierkorb (Stand aktuelle Version)

# 7. E-Mail-Vorschau öffnen

# E-Mail-Vorschau öffnen

Bevor du eine E-Mail freigibst, willst du meistens den Inhalt prüfen. Dafür gibt es die **Vorschau**.

## Vorschau aufrufen

Klicke in einer beliebigen Quarantäne-Zeile auf das **Augen-Icon** (👁) oder auf den Betreff. Es öffnet sich ein Panel mit dem Volltext der E-Mail.

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Klick auf das Augen-Icon in einer Spam-Zeile. Rechts fährt ein Seiten-Panel ein und zeigt Absender, Empfänger, Betreff, Zeitstempel und den Klartext-Inhalt der Mail.*

## Was du in der Vorschau siehst

- **Headers** (Absender, Empfänger, Datum, Message-ID)
- **Betreff**
- **Nachrichtentext** (Plaintext oder HTML – umschaltbar)
- **Anhang-Liste** (Dateiname, Größe, MIME-Typ)
- **Spam-Score-Details** (welche PMG-Regel griff und warum)

## Sicherheits-Hinweis

Die Vorschau rendert HTML-Inhalte **abgeschottet in einer Sandbox** (`<iframe sandbox>`). Es werden **keine externen Ressourcen** (Bilder, Skripte) geladen. So kannst du sicher prüfen, ohne Tracking-Pixel zu triggern.

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *HTML-Modus der Vorschau mit einem geblockten Tracking-Pixel-Placeholder und Info-Banner: 'Externe Inhalte wurden aus Sicherheitsgründen nicht geladen. \[Trotzdem anzeigen\]'.*

# 8. Massenaktionen (Bulk-Aktionen)

# Massenaktionen (Bulk-Aktionen)

Musst du z. B. **50 Newsletter** auf einen Schlag freigeben oder eine ganze Spam-Welle mit einem Klick loswerden? Dafür gibt es **Bulk-Aktionen**.

## So funktioniert's

1. Setze Häkchen in den Checkboxen der Zeilen, die du bearbeiten willst
2. Alternativ nutze das Master-Häkchen im Tabellenkopf ("Alle auf dieser Seite")
3. Sobald **mindestens 1 Zeile** ausgewählt ist, erscheint oben eine **Aktionsleiste**
4. Wähle **Freigeben** oder **Löschen**
5. Bestätige die Sicherheitsabfrage

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Spam-Tabelle mit 4 angehakten Zeilen. Oben ist eine dunkle Aktionsleiste eingeblendet mit der Beschriftung '4 Einträge ausgewählt' und zwei Buttons: grün 'Ausgewählte freigeben', rot 'Ausgewählte löschen'.*

## Grenzen der Massenaktion

Die maximale Anzahl gleichzeitig verarbeitbarer Einträge wird durch deinen Administrator gesetzt (in Souvera Central – Standardwert: **100**). Wählst du mehr, siehst du einen Hinweis und die Aktion wird abgelehnt.

## Aufheben der Auswahl

- Klick auf **"Auswahl aufheben"** in der Aktionsleiste
- Oder auf die **ESC-Taste**
- Oder Klick auf das Master-Häkchen (falls voll gesetzt)

## Was Massenaktionen protokollieren

Auch Bulk-Aktionen erzeugen für **jeden einzelnen Eintrag** einen Audit-Log- Eintrag beim Administrator – nicht nur einen Sammel-Eintrag. So bleibt die Nachvollziehbarkeit gewahrt.

# 9. Suche & Filter

# Suche &amp; Filter

Du hast Hunderte Mails in Quarantäne? Kein Problem – die **Suche** und die **Filter** helfen dir, gezielt zu finden, was du brauchst.

## Volltextsuche

Über das Suchfeld am oberen Rand kannst du suchen nach:

- **Betreff**
- **Absender-Adresse**
- **Empfänger-Adresse**
- **Message-ID** (technische Kennung)

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Suchleiste über der Quarantäne-Tabelle. Im Eingabefeld steht 'newsletter'. Darunter zeigt die Tabelle nur noch 6 gefilterte Zeilen. Rechts neben dem Suchfeld ein 'x' zum Suche-zurücksetzen.*

## Erweiterte Filter

Über den Button **Filter** (⚙️) blendest du die erweiterten Filter ein:

<table id="bkmrk-filter-beispiel-zeit"><thead><tr><th>Filter</th><th>Beispiel</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Zeitraum**</td><td>Letzte 24 h / Letzte 7 Tage / Benutzerdefiniert</td></tr><tr><td>**Spam-Score**</td><td>Von 5.0 bis 10.0</td></tr><tr><td>**Absender-Domain**</td><td>z. B. `@newsletter.de`</td></tr><tr><td>**Betreff enthält**</td><td>Frei einzugebender Text</td></tr></tbody></table>

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Aufgeklapptes Filter-Panel unter der Suchleiste mit vier Dropdowns/Slidern und einem Button 'Filter anwenden'.*

## Globale Suche in Nextcloud

Da Souvera Shield ein **Search-Provider** in Nextcloud registriert, findest du Quarantäne-Einträge auch über die **globale Suche** oben in der Nextcloud- Kopfleiste (**Strg + F** oder Klick auf die Lupe).

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Nextcloud-Kopfleiste mit geöffnetem globalem Suchdialog. Eingabe: 'phishing'. Im Ergebnis-Dropdown sind Souvera-Shield-Treffer mit Shield-Icon aufgelistet.*

# 10. Benachrichtigungen

# Benachrichtigungen

Damit du nichts verpasst, kann Souvera Shield dich über neue Quarantäne- Einträge **aktiv informieren**.

## Wo landen Benachrichtigungen?

- 🔔 **Nextcloud-Notifications** – das Glocken-Icon oben rechts
- 📨 **E-Mail-Benachrichtigung** – tägliche/wöchentliche Zusammenfassung

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Aufgeklapptes Nextcloud-Notifications-Panel (Glocken-Icon) mit einer Benachrichtigung: '3 neue E-Mails in deiner Spam-Quarantäne'. Buttons: 'Anzeigen' und 'Als gelesen markieren'.*

## Wie oft wirst du benachrichtigt?

Souvera Shield läuft alle **10 Minuten** im Hintergrund (`PollQuarantineJob`) und prüft, ob neue Mails in deiner Quarantäne sind. Falls ja, wird **einmal**benachrichtigt – Duplikate werden vermieden.

## Benachrichtigungen ein-/ausschalten

Die konkreten Einstellungen erfolgen zentral über **Souvera Central**. Wende dich an deinen Administrator, falls du die Frequenz oder Kanäle anpassen möchtest.

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Notification-Einstellungsseite in Nextcloud (Persönliche Einstellungen → Benachrichtigungen) mit Zeile 'Souvera Shield' und Checkboxen für 'Push', 'E-Mail', 'Sofort/Täglich/Wöchentlich'.*

# 11. CSV-Export

# CSV-Export

Für Berichte, Compliance-Nachweise oder einfach eine externe Analyse kannst du deine Quarantäne-Übersicht als **CSV-Datei** exportieren.

## So exportierst du

1. Öffne die gewünschte Quarantäne-Ansicht (Spam / Virus / Anhang)
2. Wende ggf. Filter an, um nur relevante Einträge zu exportieren
3. Klicke oben rechts auf das **Download-Icon** (⬇️) oder den Button **"CSV exportieren"**
4. Der Download beginnt automatisch – Dateiname: `souvera-shield-<typ>-<datum>.csv`

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Rechte obere Ecke der Spam-Ansicht mit dem hervorgehobenen 'CSV exportieren'-Button. Rechts daneben startet der Browser-Download 'souvera-shield-spam-2026-02-14.csv' (12 KB).*

## Was steht in der CSV-Datei?

Die Datei ist **UTF-8** kodiert, verwendet **Semikolon (;)** als Trennzeichen und enthält folgende Spalten:

- Zeitstempel (ISO 8601)
- Absender
- Empfänger
- Betreff
- Spam-Score
- Message-ID
- Anhang-Anzahl
- PMG-Regel
- Status (Quarantäne / Freigegeben / Gelöscht)

## In Excel öffnen

Öffnest du die CSV mit Excel und die Umlaute sind kaputt? Nutze **Daten → Aus Text/CSV** statt Doppelklick – dort kannst du UTF-8 explizit auswählen.

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Excel-Fenster mit korrekt eingelesenen Umlauten in einem CSV-Import-Assistenten. Encoding 'UTF-8' und Trenner ';' sind ausgewählt.*

# 12. Häufige Fragen (FAQ)

# Häufige Fragen (FAQ)

## Ich sehe Souvera Shield gar nicht in meiner Nextcloud-Navigation

Dein Administrator hat dich noch nicht in die Gruppe **`souvera-users`**aufgenommen. Bitte kontaktiere ihn/sie und bitte um Freischaltung.

## Was passiert, wenn ich eine legitime E-Mail versehentlich lösche?

Aktuell gilt: **Gelöscht ist gelöscht** – es gibt (noch) keinen Papierkorb. Eine Bin/Trash-Funktion mit 7-tägigem Soft-Delete ist auf der Roadmap.

## Warum kann ich Viren-Mails nicht freigeben?

Aus Sicherheitsgründen. Sollte eine als Virus markierte E-Mail wirklich sauber sein, wende dich an deinen Administrator – er kann direkt im PMG prüfen und ggf. manuell freigeben.

## Wie lange werden Mails in Quarantäne aufbewahrt?

Standardmäßig **7 Tage**, danach löscht der PMG automatisch. Der Wert kann pro Quarantäne-Typ vom Admin abweichend eingestellt werden.

## Ich bekomme keine Benachrichtigungen mehr

Prüfe:

1. Läuft der Nextcloud-Cron alle 5 Minuten? (Admin-Frage)
2. Ist deine E-Mail-Adresse in deinem Nextcloud-Profil korrekt hinterlegt?
3. Sind Souvera-Shield-Benachrichtigungen in deinen Nextcloud-Notification- Einstellungen aktiviert?

## Kann ich Absender permanent freigeben?

Ja – füge sie über **Whitelist** hinzu. Dann werden E-Mails von diesem Absender in Zukunft **nicht mehr** in Quarantäne landen.

> **:camera\_with\_flash: Screenshot-Platzhalter**  
> *Whitelist-Seite in Souvera Shield mit einer Tabelle bestehender Whitelist-Einträge und einem Eingabefeld oben zum Hinzufügen einer neuen Domain oder Adresse.*

## Wo gibt es weitere Hilfe?

- Diese Doku lesen 😄
- Interne Chat-Support-Kanäle deines Unternehmens
- Bug melden über Nextcloud → Einstellungen → Support