Souvera Shield

Bedienungsanleitung für die Souvera Shield App in Nextcloud. Verwalte deine Spam-, Virus- und Anhang-Quarantäne bequem direkt in Nextcloud – ohne dich am Proxmox Mail Gateway anmelden zu müssen.

1. Willkommen bei Souvera Shield

Willkommen bei Souvera Shield

Souvera Shield ist deine zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung von Spam-, Virus- und Anhang-Quarantäne direkt in Nextcloud. Du musst dich nicht mehr am Proxmox Mail Gateway (PMG) anmelden – alle wichtigen Aktionen erledigst du komfortabel aus deiner gewohnten Nextcloud-Oberfläche heraus.

Was kannst du damit machen?

Voraussetzung

Damit du Souvera Shield nutzen kannst, muss dein Administrator dich der Nextcloud-Gruppe souvera-users hinzugefügt haben. Ist dies nicht der Fall, siehst du die App gar nicht erst in deiner Navigationsleiste.

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Die Nextcloud-Kopfleiste mit dem Souvera-Shield-Icon in der App-Navigation, sichtbar für ein Mitglied der 'souvera-users'-Gruppe.

Weiter geht's

Klicke dich durch die folgenden Seiten, um mit Souvera Shield produktiv zu werden:

  1. Erster Aufruf & Übersicht
  2. Spam-Quarantäne verwalten
  3. Virus-Quarantäne einsehen
  4. Anhang-Quarantäne verwalten
  5. E-Mails freigeben oder löschen
  6. E-Mail-Vorschau öffnen
  7. Massenaktionen (Bulk-Aktionen)
  8. Suche & Filter
  9. Benachrichtigungen
  10. CSV-Export
  11. Häufige Fragen (FAQ)

2. Erster Aufruf & Dashboard-Übersicht

Erster Aufruf & Dashboard-Übersicht

Sobald du in Nextcloud eingeloggt bist, findest du Souvera Shield im oberen App-Menü. Ein Klick auf das Schild-Icon öffnet die Übersichtsseite.

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Nextcloud App-Menü aufgeklappt – Cursor zeigt auf das Souvera-Shield-Icon.

Die Übersichtsseite

Die Startseite zeigt dir auf einen Blick:

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Startseite von Souvera Shield mit drei farblich unterschiedlichen Zähler-Kacheln (Spam, Virus, Anhang) und darunter der Liste der letzten Aktivitäten.

Die Navigation

Am linken Rand siehst du die Souvera-Shield-Navigation mit den Einträgen:

Eintrag Beschreibung
Übersicht Zurück zur Startseite mit Zähler-Kacheln
Spam-Quarantäne E-Mails, die vom PMG als Spam markiert wurden
Virus-Quarantäne Virenbehaftete E-Mails (nur Ansicht)
Anhang-Quarantäne E-Mails mit blockierten Anhängen
Whitelist Absender, die immer durchgelassen werden
Blacklist Absender, die immer blockiert werden

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Seitenleiste (App-Navigation) von Souvera Shield mit allen sichtbaren Menüpunkten.

Dashboard-Widget

Optional kannst du das Souvera-Shield-Widget auf deinem Nextcloud-Dashboard platzieren. Es zeigt dir die letzten 5 Quarantäne-Einträge auch ohne die App zu öffnen.

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Nextcloud-Dashboard mit dem Souvera-Shield-Widget in der oberen Kachelreihe – zeigt 3 aktuelle Quarantäne-Einträge.

3. Spam-Quarantäne verwalten

Spam-Quarantäne verwalten

Der Spam-Ordner enthält alle E-Mails, die das Proxmox Mail Gateway als unerwünschten Werbe- oder Massen-Versand eingestuft hat. Diese Mails wurden nicht in dein Postfach zugestellt, warten aber darauf, dass du sie prüfst.

Die Tabelle im Detail

Beim Öffnen der Spam-Quarantäne siehst du eine Tabelle mit folgenden Spalten:

Spalte Bedeutung
☑ Auswahl für Massenaktionen
Empfangen Zeitpunkt, zu dem PMG die Mail zurückgehalten hat
Absender E-Mail-Adresse des Versenders
Empfänger Deine Adresse (bei Alias-Konten relevant)
Betreff Betreffzeile der E-Mail
Spam-Score Zahl von 0 (sauber) bis 10+ (sicher Spam)
Aktionen Buttons: Vorschau, Freigeben, Löschen

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Vollständige Ansicht der Spam-Quarantäne mit gefüllter Tabelle, gefärbten Score-Badges (grün < 5, gelb 5–8, rot > 8) und den drei Aktions-Buttons pro Zeile.

Was bedeutet der Spam-Score?

Je höher, desto sicherer wurde die Mail als Spam eingestuft. Als Faustregel:

Farbcodes im Überblick

Souvera Shield hebt Zeilen farblich hervor, damit du auf einen Blick erkennst, was besonders verdächtig ist:

Auf die nächste Seite blättern

Am unteren Rand siehst du eine Paginierung. Standardmäßig werden 50 Einträge pro Seite angezeigt. Über das Ausklapp-Menü rechts kannst du dies auf 25, 100 oder 250 anpassen.

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Fokus auf die Paginierungsleiste unten in der Tabelle mit Buttons '‹ Zurück', '1 2 3 …', 'Weiter ›' sowie dem Ausklappmenü 'Einträge pro Seite'.

4. Virus-Quarantäne einsehen

Virus-Quarantäne einsehen

Aus Sicherheitsgründen kannst du in der Virus-Quarantäne E-Mails nur einsehen, aber weder freigeben noch die Inhalte oder Anhänge herunterladen. Das schützt dich und dein System vor versehentlicher Ausführung von Schadcode.

Was du hier siehst

Die Tabelle listet alle E-Mails auf, die von der Virenscanner-Engine des PMG (ClamAV, ggf. Ergänzungen) als infiziert markiert wurden. Angezeigt werden:

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Übersicht der Virus-Quarantäne mit 4 Beispieleinträgen. Statt Aktions-Buttons zeigt jede Zeile ein rotes Warnsymbol mit Tooltip 'Nur lesen – aus Sicherheitsgründen keine Aktion möglich'.

Was passiert mit diesen Mails?

Infizierte Mails werden nach der im PMG konfigurierten Aufbewahrungszeit automatisch endgültig gelöscht (Standard: 7 Tage). Du musst nichts weiter tun.

Wenn du sicher bist, dass es kein Virus ist

Wende dich in diesem Fall an deinen Administrator. Nur der Admin kann über den direkten PMG-Zugang eine infizierte Mail bei Bedarf manuell rausgeben – und das nur nach sorgfältiger Prüfung in einer Sandbox-Umgebung.

5. Anhang-Quarantäne verwalten

Anhang-Quarantäne verwalten

Der Bereich Anhang-Quarantäne enthält E-Mails, deren Anhänge vom PMG blockiert wurden – zum Beispiel weil sie einen unzulässigen Dateityp haben (.exe, .js, Makro-Dokumente, verschlüsselte ZIPs, …).

Warum werden Anhänge blockiert?

Dein Administrator hat im PMG Regeln definiert, welche Dateitypen als riskant gelten. Diese Regeln schützen dich vor Ransomware, Trojanern und Phishing-Payloads. Anhänge, die nicht durchgelassen werden, landen hier.

Die Anhang-Tabelle

Zusätzlich zu den üblichen Spalten aus der Spam-Ansicht siehst du hier:

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Anhang-Quarantäne mit Beispielzeilen. In der 'Blockierungsgrund'-Spalte tauchen orange Badges auf ('Endung', 'Makro-erkannt', 'Passwort-geschütztes ZIP').

Anhang freigeben

Wenn du sicher bist, dass eine Mail samt Anhang legitim ist:

  1. Klicke auf den Button Freigeben in der Aktionsspalte
  2. Bestätige die Sicherheitsabfrage
  3. Die komplette Mail wird an dein reguläres Postfach zugestellt

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Modales Bestätigungsfenster nach Klick auf 'Freigeben' – zeigt Sicherheitshinweis und zwei Buttons 'Abbrechen' bzw. 'Ja, freigeben'.

Anhang endgültig löschen

Bist du dir sicher, dass die Mail unerwünscht ist, klicke auf Löschen. Die Mail wird sofort und unwiderruflich vom PMG entfernt.

Hinweis: Es gibt (noch) keinen Papierkorb. Eine geplante Erweiterung wird in Zukunft ein 7-tägiges Soft-Delete anbieten. Aktuell gilt: Gelöscht ist gelöscht.

6. E-Mails freigeben oder löschen

E-Mails freigeben oder löschen

Für jede Quarantäne-Zeile (außer Virus) stehen dir zwei Aktionen zur Verfügung:

E-Mail freigeben (Release)

Ein Klick auf Freigeben liefert die E-Mail nachträglich in dein normales Postfach aus. Es öffnet sich vorher eine Bestätigungsabfrage, um versehentliche Klicks zu vermeiden.

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Zeile in der Spam-Tabelle, in der der grüne Button 'Freigeben' hervorgehoben ist. Cursor schwebt darüber, Tooltip zeigt 'E-Mail an mein Postfach ausliefern'.

Was passiert im Hintergrund?

  1. Souvera Shield ruft die PMG-API /quarantine/action auf
  2. Der PMG stellt die E-Mail über den regulären SMTP-Weg zu
  3. Die Mail landet in deinem Nextcloud-Mail-Postfach
  4. Der Eintrag verschwindet aus der Quarantäne-Liste
  5. Ein Audit-Log-Eintrag wird für den Administrator erzeugt

E-Mail löschen (Delete)

Klick auf Löschen entfernt die E-Mail sofort und unwiderruflich vom PMG. Auch hier erscheint eine Sicherheitsabfrage.

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Rote 'Löschen'-Schaltfläche in der Aktionsspalte. Daneben das aufpoppende Modal mit warnender Farbcodierung und den Buttons 'Abbrechen' / 'Ja, endgültig löschen'.

Wichtig zu wissen

7. E-Mail-Vorschau öffnen

E-Mail-Vorschau öffnen

Bevor du eine E-Mail freigibst, willst du meistens den Inhalt prüfen. Dafür gibt es die Vorschau.

Vorschau aufrufen

Klicke in einer beliebigen Quarantäne-Zeile auf das Augen-Icon (👁) oder auf den Betreff. Es öffnet sich ein Panel mit dem Volltext der E-Mail.

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Klick auf das Augen-Icon in einer Spam-Zeile. Rechts fährt ein Seiten-Panel ein und zeigt Absender, Empfänger, Betreff, Zeitstempel und den Klartext-Inhalt der Mail.

Was du in der Vorschau siehst

Sicherheits-Hinweis

Die Vorschau rendert HTML-Inhalte abgeschottet in einer Sandbox (<iframe sandbox>). Es werden keine externen Ressourcen (Bilder, Skripte) geladen. So kannst du sicher prüfen, ohne Tracking-Pixel zu triggern.

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HTML-Modus der Vorschau mit einem geblockten Tracking-Pixel-Placeholder und Info-Banner: 'Externe Inhalte wurden aus Sicherheitsgründen nicht geladen. [Trotzdem anzeigen]'.

8. Massenaktionen (Bulk-Aktionen)

Massenaktionen (Bulk-Aktionen)

Musst du z. B. 50 Newsletter auf einen Schlag freigeben oder eine ganze Spam-Welle mit einem Klick loswerden? Dafür gibt es Bulk-Aktionen.

So funktioniert's

  1. Setze Häkchen in den Checkboxen der Zeilen, die du bearbeiten willst
  2. Alternativ nutze das Master-Häkchen im Tabellenkopf ("Alle auf dieser Seite")
  3. Sobald mindestens 1 Zeile ausgewählt ist, erscheint oben eine Aktionsleiste
  4. Wähle Freigeben oder Löschen
  5. Bestätige die Sicherheitsabfrage

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Spam-Tabelle mit 4 angehakten Zeilen. Oben ist eine dunkle Aktionsleiste eingeblendet mit der Beschriftung '4 Einträge ausgewählt' und zwei Buttons: grün 'Ausgewählte freigeben', rot 'Ausgewählte löschen'.

Grenzen der Massenaktion

Die maximale Anzahl gleichzeitig verarbeitbarer Einträge wird durch deinen Administrator gesetzt (in Souvera Central – Standardwert: 100). Wählst du mehr, siehst du einen Hinweis und die Aktion wird abgelehnt.

Aufheben der Auswahl

Was Massenaktionen protokollieren

Auch Bulk-Aktionen erzeugen für jeden einzelnen Eintrag einen Audit-Log- Eintrag beim Administrator – nicht nur einen Sammel-Eintrag. So bleibt die Nachvollziehbarkeit gewahrt.

9. Suche & Filter

Suche & Filter

Du hast Hunderte Mails in Quarantäne? Kein Problem – die Suche und die Filter helfen dir, gezielt zu finden, was du brauchst.

Volltextsuche

Über das Suchfeld am oberen Rand kannst du suchen nach:

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Suchleiste über der Quarantäne-Tabelle. Im Eingabefeld steht 'newsletter'. Darunter zeigt die Tabelle nur noch 6 gefilterte Zeilen. Rechts neben dem Suchfeld ein 'x' zum Suche-zurücksetzen.

Erweiterte Filter

Über den Button Filter (⚙️) blendest du die erweiterten Filter ein:

Filter Beispiel
Zeitraum Letzte 24 h / Letzte 7 Tage / Benutzerdefiniert
Spam-Score Von 5.0 bis 10.0
Absender-Domain z. B. @newsletter.de
Betreff enthält Frei einzugebender Text

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Aufgeklapptes Filter-Panel unter der Suchleiste mit vier Dropdowns/Slidern und einem Button 'Filter anwenden'.

Globale Suche in Nextcloud

Da Souvera Shield ein Search-Provider in Nextcloud registriert, findest du Quarantäne-Einträge auch über die globale Suche oben in der Nextcloud- Kopfleiste (Strg + F oder Klick auf die Lupe).

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Nextcloud-Kopfleiste mit geöffnetem globalem Suchdialog. Eingabe: 'phishing'. Im Ergebnis-Dropdown sind Souvera-Shield-Treffer mit Shield-Icon aufgelistet.

10. Benachrichtigungen

Benachrichtigungen

Damit du nichts verpasst, kann Souvera Shield dich über neue Quarantäne- Einträge aktiv informieren.

Wo landen Benachrichtigungen?

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Aufgeklapptes Nextcloud-Notifications-Panel (Glocken-Icon) mit einer Benachrichtigung: '3 neue E-Mails in deiner Spam-Quarantäne'. Buttons: 'Anzeigen' und 'Als gelesen markieren'.

Wie oft wirst du benachrichtigt?

Souvera Shield läuft alle 10 Minuten im Hintergrund (PollQuarantineJob) und prüft, ob neue Mails in deiner Quarantäne sind. Falls ja, wird einmal benachrichtigt – Duplikate werden vermieden.

Benachrichtigungen ein-/ausschalten

Die konkreten Einstellungen erfolgen zentral über Souvera Central. Wende dich an deinen Administrator, falls du die Frequenz oder Kanäle anpassen möchtest.

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Notification-Einstellungsseite in Nextcloud (Persönliche Einstellungen → Benachrichtigungen) mit Zeile 'Souvera Shield' und Checkboxen für 'Push', 'E-Mail', 'Sofort/Täglich/Wöchentlich'.

11. CSV-Export

CSV-Export

Für Berichte, Compliance-Nachweise oder einfach eine externe Analyse kannst du deine Quarantäne-Übersicht als CSV-Datei exportieren.

So exportierst du

  1. Öffne die gewünschte Quarantäne-Ansicht (Spam / Virus / Anhang)
  2. Wende ggf. Filter an, um nur relevante Einträge zu exportieren
  3. Klicke oben rechts auf das Download-Icon (⬇️) oder den Button "CSV exportieren"
  4. Der Download beginnt automatisch – Dateiname: souvera-shield-<typ>-<datum>.csv

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Rechte obere Ecke der Spam-Ansicht mit dem hervorgehobenen 'CSV exportieren'-Button. Rechts daneben startet der Browser-Download 'souvera-shield-spam-2026-02-14.csv' (12 KB).

Was steht in der CSV-Datei?

Die Datei ist UTF-8 kodiert, verwendet Semikolon (;) als Trennzeichen und enthält folgende Spalten:

In Excel öffnen

Öffnest du die CSV mit Excel und die Umlaute sind kaputt? Nutze Daten → Aus Text/CSV statt Doppelklick – dort kannst du UTF-8 explizit auswählen.

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Excel-Fenster mit korrekt eingelesenen Umlauten in einem CSV-Import-Assistenten. Encoding 'UTF-8' und Trenner ';' sind ausgewählt.

12. Häufige Fragen (FAQ)

Häufige Fragen (FAQ)

Ich sehe Souvera Shield gar nicht in meiner Nextcloud-Navigation

Dein Administrator hat dich noch nicht in die Gruppe souvera-users aufgenommen. Bitte kontaktiere ihn/sie und bitte um Freischaltung.

Was passiert, wenn ich eine legitime E-Mail versehentlich lösche?

Aktuell gilt: Gelöscht ist gelöscht – es gibt (noch) keinen Papierkorb. Eine Bin/Trash-Funktion mit 7-tägigem Soft-Delete ist auf der Roadmap.

Warum kann ich Viren-Mails nicht freigeben?

Aus Sicherheitsgründen. Sollte eine als Virus markierte E-Mail wirklich sauber sein, wende dich an deinen Administrator – er kann direkt im PMG prüfen und ggf. manuell freigeben.

Wie lange werden Mails in Quarantäne aufbewahrt?

Standardmäßig 7 Tage, danach löscht der PMG automatisch. Der Wert kann pro Quarantäne-Typ vom Admin abweichend eingestellt werden.

Ich bekomme keine Benachrichtigungen mehr

Prüfe:

  1. Läuft der Nextcloud-Cron alle 5 Minuten? (Admin-Frage)
  2. Ist deine E-Mail-Adresse in deinem Nextcloud-Profil korrekt hinterlegt?
  3. Sind Souvera-Shield-Benachrichtigungen in deinen Nextcloud-Notification- Einstellungen aktiviert?

Kann ich Absender permanent freigeben?

Ja – füge sie über Whitelist hinzu. Dann werden E-Mails von diesem Absender in Zukunft nicht mehr in Quarantäne landen.

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Whitelist-Seite in Souvera Shield mit einer Tabelle bestehender Whitelist-Einträge und einem Eingabefeld oben zum Hinzufügen einer neuen Domain oder Adresse.

Wo gibt es weitere Hilfe?